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Seminare & Workshops

Digitale Rechnungen, E-Invoicing (XRechnung) und Scannen für ein effizienteres Rechnungswesen


08.09.2021   
09:00 ‐ 12:30 Uhr
Web-Seminar: Online über Registrierungslink verfügbar 120€

Referent: Dirk J. Lamprecht

Dipl.-Kfm.

Dirk J. Lamprecht leitet seit dem Jahr 2004 die Steuerrechtsabteilung in einer Göttinger Anwalts- und Steuerkanzlei. Daneben war er von 1999 bis 2010 Lehrbeauftragter der Hochschule Nordhessen und von 2011 bis 2016 Lehrbeauftragter der Hochschule Bremen in den Bereichen Steuerlehre und Rechnungslegung. Weiterhin ist er als Dozent, Herausgeber und Fachautor tätig.


Seminarinhalt

„Digitale Rechnungen, E-Invoicing (XRechnung) und Scannen für ein effizienteres Rechnungswesen“

Das Thema Digitalisierung und damit Automatisierung hat in den letzten Jahren eine zunehmende Bedeutung für die Unternehmen bekommen, eine Beschleunigung war und ist die Corona-Krise. Ein Startpunkt ist häufig das E-Invoicing (= digitale Rechnungserstellung, -übermittlung und –verarbeitungsprozess). Damit steht die Optimierung des Prozesses von der Bestellung über die Leistungsannahme und Rechnungsprüfung bis zur Bezahlung und Buchung im Vordergrund, sog. Prozessorientiertes Rechnungswesen. Hierbei sind rechtliche und steuerliche Aspekte zu berücksichtigen.

Die Zukunft wird daher das „papierarme Büro“ sein. Es werden aber dennoch weiterhin Papierbelege im Umlauf sein. Durch das Scannen können auch solche Dokumente in den digitalen Prozess integriert werden. Die „Original-Belege“ können vernichtet werden. Ein solches Sann-Verfahren ist auch mit mobilen Endgeräten (z.B. für Reisekostenabrechnungen) zulässig.

Besonderheiten ergeben sich für Auftragnehmer der öffentlichen Hand, hier besteht eine Verpflichtung zur Erstellung und Übertragung elektronischer Rechnungen seit dem 27.11.2020 (lt. Bundesgesetz). Es muss dann die Rechnungsübermittlung im XML-Format (ZUGFeRD oder XRechnung) erfolgen.

Die Finanzverwaltung verlangt ein internes und später nachvollziehbares Kontrollverfahren (sog. Verfahrensdokumentation, BMF-Schreiben vom 02.07.2012 und vom 23.05.2016). Das überarbeitete BMF-Schreiben vom 28.11.2019 zu den GoBD bietet bei Einhaltung der steuerrechtlichen Vorgaben erhebliche Erleichterungen für die digitalen Rechnungswesenprozesse.

In einer Verfahrensdokumentation sind die Prozesse zu beschreiben, d.h. die zum Einsatz kommende Hard- und Software, die eingebundenen Personen mit ihren Rollen und der Prozessablauf. Diese Dokumentation beschränkt sich nicht nur auf den internen unternehmerischen Bereich, sondern auf den gesamten Prozess, also beginnend beim Mandanten, über die Steuerberatung bis zum Finanzamt. Die in diesem Zusammenhang bestehenden Schnittstellen (Punkte der Daten- bzw. Informationsübergabe) müssen auch beschrieben werden.

Die Finanzverwaltung hat ihr Prüfungsverhalten auf die digitalen Prozesse ausgedehnt und verlangt dabei auch nach einer Verfahrensdokumentation. Kommt es im Rahmen einer Betriebsprüfung zu einem Mehrergebnis, so steht die Frage im Raum, was der Steuerpflichtige bzw. sein (-e) Berater/ -in getan haben, um diesen Fehler zu vermeiden. Daher dient eine Verfahrensdokumentation auch zur Exkulpation der verantwortlichen Personen.

Programm:

1. Rechtliche Grundlagen zu der Digitalisierung – GoBD
o Erfassung und Dokumentation der Geschäftsvorfälle
o „Revisionssicherheit“ – Definition und Umsetzung
o Prozesse und Verfahrensdokumentation
o Neuerungen durch die GoBD vom 28.11.2019

2. Digital übermittelte Rechnungen
o Mögliche Übermittlungswege (Signatur- und EDI-Verfahren, E-Mail-Anhang, ZUGFeRD und X-Rechnung)
o Portale und Download

3. Scannen
o Informatives vs. ersetzendes Scannen
o Vernichtung oder Aufbewahrung der „Originaldokumente /-belege“

4. Digitale Prozesse
o Prozessorientiertes Rechnungswesen
o Vom Geschäftsvorfall über den Jahresabschluss bis zur Steuererklärung
o Beispiele: Reisekostenabrechnung, Belegfluss
o Prozessaufnahme und -dokumentation
o Verfahrensdokumentation und Steuer-IKS
o Kostenrechnerische Betrachtung der Digitalisierung
o Digitale Betriebsprüfung (5-Stufenmodell der Finanzverwaltung)

5. Aufbewahrungspflichten
o Rechtliche Rahmenbedingungen
o Beginn und Ende der Aufbewahrungsfrist
o Möglichkeiten der Archivierung