Home-Office praktisch und rechtssicher gestalten

Telearbeit als Chance für Mitarbeiter und Chefs

Autor: Björn-Henrik Lehmann
Veröffentlicht am 25.08.2016

Seit Jahren herrscht auf dem Arbeitsmarkt ein harter Wettbewerb um kluge Köpfe. Besonders betroffen ist die Steuerberatungsbranche. Hier sind einige Kanzleien offenbar so unter Druck, dass sie Headhunter engagieren oder eigenständig über soziale Netzwerke Mitarbeiter anderen Steuerbüros abwerben. Vorbei sind die Zeiten, in denen sich zahlreiche qualifizierte Arbeitnehmer auf eine Stelle bewarben. Heute und in Zukunft müssen sich selbstständige Steuerberater mehr einfallen lassen und sich als „attraktive Arbeitgeber“ präsentieren – so die Botschaft im Strategiepapier „Steuerberatung 2020“ der Bundessteuerberaterkammer.

Andere Ansprüche der Arbeitnehmer

Vielen der zwischen 1980 und 2000 geborenen Arbeitnehmern ist die Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Freizeit besonders wichtig. Demzufolge legt die sogenannte „Generation Y“ Wert auf flexible Anwesenheitszeiten im Büro und arbeitet gern auch mal von zu Hause aus. Leistung und Lebensgenuss gehören untrennbar zusammen. Darauf müssen sich Steuerberatungspraxen einstellen, wenn sie Mitarbeiter dieser Generation gewinnen und langfristig binden wollen. Darüber hinaus hat die Bedeutung von „Work-Life-Balance“ generationenübergreifend zugenommen. Viele Arbeitnehmer erwarten mehr von ihrem Leben, als bis zum 67. Lebensjahr alles dem Beruf unterzuordnen. Hinzu kommt, dass die Menschen älter werden und damit häufiger pflegebedürftig. Diese Entwicklung zwingt viele Erwerbstätige zu einem Spagat zwischen Arbeit und Angehörigenbetreuung.

Gesellschaft und Arbeitswelt im Wandel

Die Arbeitsmarktprognose des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales sagt voraus, dass die Zahl der verfügbaren Arbeitskräfte bis zum Jahr 2030 um 2,9 Millionen sinkt. Weiter heißt es:

„Die demografischeEntwicklung wird dabei besondere Herausforderungen mit sich bringen: Die Zahl junger Leute wird deutlich zurückgehen wie auch die Generation mittleren Alters. Die Zahl der Älteren wird hingegen deutlich zunehmen.“

Treten die Erwartungen ein, dürfte der Mangel an jungen, gut ausgebildeten Fachkräften in der Steuerberatungsbranche bestehen bleiben. Deshalb erscheint es umso wichtiger, die vorhandenen Potenziale voll auszuschöpfen. Dabei helfen flexible Arbeitszeitmodelle und Home-Office-Lösungen. Zum einen kommen Arbeitgeber damit dem Wunsch nach Work-Life-Balance entgegen. Zum anderen können Mitarbeiter, die beispielsweise Kinder betreuen oder Angehörige pflegen müssen, trotzdem für die Kanzlei tätig sein. Selbst Angestellte, die aus privaten Gründen wegziehen, können ggf. trotz großer Entfernung gehalten werden.

Vorbehalte gegenüber Heimarbeit

Viele Chefs stehen dem Heimarbeitsplatz für Mitarbeiter skeptisch gegenüber. Dass die Bedenken oft unnötig sind, bewiesen im Jahr 2012 Wissenschaftler der Universität Stanford. Sie begleiteten Callcenter-Mitarbeiter über einen Zeitraum von neun Monaten. Eine Hälfte der Beschäftigten bekam vier Tage pro Woche Heimarbeit. Die anderen blieben im Büro. Das Ergebnis: Die Mitarbeiter im Home-Office steigerten ihre Leistung um 13 Prozent. Zudem arbeiteten sie insgesamt mehr Stunden, weil sie kürzere Pausen machten und weniger krank waren. Und sie schafften in kürzerer Zeit ein höheres Arbeitspensum. Ein weiterer Vorteil: In der Home-Office-Gruppe verließen von den Mitarbeitern 50 Prozent weniger das Unternehmen als die im Büro arbeitenden Probanden. Die Wissenschaftler führten die geringere Wechselbereitschaft auf die höhere Zufriedenheit der Heimarbeiter zurück.

Eine höhere Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber schätzen inzwischen auch Konzerne wie Daimler, VW oder Bosch. Sie unterstützen ihre Mitarbeiter, wenn diese gelegentlich lieber am privaten Schreibtisch arbeiten wollen. Bundesarbeitsministerin Andrea Nahles sieht diese Entwicklung positiv und kommentierte vor einigen Monaten: „Das Home-Office ist größtenteils technisch machbar, und die Arbeitnehmer wünschen es sich, also sollten wir uns auf den Weg machen.“

Heimarbeit rechtssicher gestalten

Die nachfolgenden Angaben beziehen sich auf nichtselbstständige Mitarbeiter in Steuerberaterkanzleien.

Arbeitszeit

Der Mitarbeiter im Home-Office muss seine Arbeitszeiten selbst erfassen und seinem Arbeitgeber zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben Arbeitszeitnachweise vorlegen. Weiterhin hat der Arbeitgeber aufgrund seiner arbeitsvertraglichen Fürsorgepflicht dafür Sorge zu tragen, dass sein in Telearbeitbeschäftigter Mitarbeiter die arbeitszeitrechtlichen Schutzvorschriften des ArbZG einhält. Weiterhin kann eine „Vertrauensarbeitszeit“ vereinbart werden, die der Arbeitnehmer flexibel handhabt.

Beendigung

Die Tätigkeit im Home-Office kann wie jedes andere Arbeitsverhältnis auch nach den gesetzlichen Vorschriften – ggf. unter Beachtung des Kündigungsschutzgesetzes – mittels Kündigung beendet werden. Das kann beispielsweise dann sinnvoll sein, wenn sich die erhofften Verbesserungen nicht einstellen oder der Arbeitnehmer umgezogen ist und sich die neuen Privaträume nicht mehr für Telearbeit eignen. Soll der Arbeitnehmer jedoch nur vom Home-Office in das stationäre Büro „zurückversetzt“ werden, ist eine Kündigung meist ungeeignet. Wurde die Arbeit im Home-Office vertraglich vereinbart, kann dies - soweit eine einvernehmliche Regelung scheitert - regelmäßig nur durch Änderungskündigung rückgängig gemacht werden. Diese kann der Arbeitnehmer gerichtlich überprüfen lassen.  Im Übrigen bieten sich einvernehmliche Lösungen wie Aufhebungsvertrag oder der Abschluss eines neuen Vertrages an. Arbeitsvertragliche Widerrufs- und Beendigungsmöglichkeiten sind nur bei Vorliegen sachlicher Gründe und unter Berücksichtigung der Interessen des Arbeitnehmers zulässig (Rechtsprechung des LAG Düsseldorf v. 10.09.2014 - 12 Sa 505/14).

Haftung

Tritt am Telearbeitsplatz ein Schaden ein, z. B. durch umgestoßene Getränkeflaschen oder aufgrund eines Datendiebstahls, kann der Mitarbeiter bei leichter Fahrlässigkeit nicht in Regress genommen werden. Bei mittlerer Fahrlässigkeit kommt es zu einer Quotelung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Im Falle vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Verhaltens haftet der Arbeitnehmer regelmäßig vollständig, wobei die Rechtsprechung auch hier Ausnahmen zulässt. Deshalb ist es für den Steuerberater als Arbeitgeber unbedingt notwendig, selbst für eine ausreichend deckungsstarke Berufshaftpflicht zu sorgen und den Versicherer über die Einrichtung eines Telearbeitsplatzes zu informieren.

Kosten

Nach § 611 Abs. 1 BGB schuldet der Telearbeitnehmer dem selbständigen Steuerberater grundsätzlich nur seine Arbeitskraft. Folglich hat der Arbeitgeber die Kosten für den Telearbeitsplatz zu tragen. Darunter fallen auch die Beschaffungs- oder Anschaffungskosten der Geräte und sonstigen Arbeitsmittel sowie die laufenden Betriebs-, Wartungs- und sonstigen Unterhaltungskosten. Wird die Büroeinrichtung nicht vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, hat der Arbeitnehmer einen Aufwendungsersatzanspruch aus § 670 BGB, z. B. anteilig für Miet- und Betriebskosten.

Technik

Falls der Arbeitnehmer das Internet für seine Telearbeit nutzt, ist er dazu verpflichtet, lediglich die vom Arbeitgeber bereitgestellte EDV in Anspruch zu nehmen. Dadurch lässt sich gewährleisten, dass die sensiblen Daten aus der Steuerkanzlei am ehesten vor Viren oder Hackern geschützt sind. Aus diesem Grund ist der Arbeitnehmer ggf. vertraglich zu verpflichten, am Telearbeitsplatz keine von ihm privat genutzte Hard-oder Software einzusetzen. Die Anforderungen an den PC gehen aber noch weiter: Der Zugang zu den Daten darf nur mit einer Benutzer-ID, einer Pin oder einer Smartcard von dem Mitarbeiter vorgenommen werden. Außerdem muss der Telearbeitsrechner über einen Virenscanner verfügen, ein Bildschirmschoner mit Kennwortreaktivierung installiert sein und eine verschlüsselte Verbindung mitder Kanzlei-EDV mittels „Virtual Private Netzwerk“(VPN) bestehen. Zudem müssen die USB-Zugänge gesperrt sein. Der Zugang ins Internet darf nur über den zentralen und abgesicherten Server beim Arbeitgeber erfolgen. Weiterhin muss der PC so programmiert sein, dass der Datenaustausch stets protokolliert wird. Zu beachten ist, dass technische Überwachungsmaßnahmen unter Umständen die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers in unzulässiger Weise beeinträchtigen können.

Vereinbarung

Der Steuerberater als Arbeitgeber und der Arbeitnehmer können die Bedingungen der Telearbeit frei aushandeln. Eine Vereinbarung kann in ein bereits bestehendes Arbeitsverhältnis nachträglich integriert werden. Ein Rechtsanspruch auf die Tätigkeit im Home-Office besteht für keine der beiden Parteien. Eine Zuweisung von Arbeit im Home-Office durch Änderungskündigung ist unzulässig, ebenso das Angebot eines freien Dienstverhältnisses verbunden mit einer Beendigungskündigung. Noch ungeklärt ist, ob bzw. unter welchen Voraussetzungen ein Versetzungsvorbehalt für Home-Office Tätigkeiten zulässig ist.

Verschwiegenheitspflicht

Über einer Auslagerung der Tätigkeit ins Home-Office müssen die Mandanten nicht informiert werden. Vorausgesetzt, der Mitarbeiter wurde gemäß § 62StBerG vom Berater zu Beginn des Anstellungsverhältnisses zur Verschwiegenheit vertraglich verpflichtet. Der extern tätige Mitarbeiter muss einen sicheren, durch Dritte nicht einsehbaren oder störbaren Arbeitsplatz unterhalten. Vorhandene Mandantenunterlagen sind so aufzubewahren und zu bearbeiten, dass eine Einsichtsmöglichkeit durch Dritte ausgeschlossen ist. Zu den Vorkehrungen zählen ein abschließbares Arbeitszimmer mit separat abschließbaren Schränken und sicherer EDV (siehe „Technik“). Weiterhin hat der Steuerberater den Mitarbeiter zu verpflichten und sicherzustellen, dass dieser die in § 9 BDSG vorgesehene Datensicherung einhält. Denn die Beschlagnahmefreiheit von Mandantendaten gilt auch in den Räumlichkeiten des Mitarbeiters.

Zutrittsrecht

Der Arbeitgeber hat i. d. R. nur dann Zutritts- und Kontrollrechte zum Telearbeitsplatz, wenn ihm dieses Recht vom  Arbeitnehmer ausdrücklich eingeräumt wurde. Auch dann darf er das Recht nur während der üblichen Arbeitszeiten ausüben. Die (bloße) Bereitschaft zur Arbeit im Home-Office beinhaltet nicht die gleichzeitig die Einräumung von Zutrittsrechten. Aus Gründen der Rechtssicherheit ist daher das Einverständnis zur Einschränkung der häuslichen Privatsphäre sowohl vom tätigen Mitarbeiter als auch von seinen mit ihm lebenden Haus- und Familienangehörigen schriftlich einzuholen. Im Hinblick auf den Schutz durch Art. 13 GG ist das Zutrittsrecht nur sehr restriktiv zu handhaben. In der Regel setzt es eine vorherige schriftliche Vereinbarung voraus.

„Home-Office stärkt die Bindung zwischen Mitarbeitern und Kanzlei“

Vor über drei Jahren führte die Alemannia Treuhand Steuerberatungsgesellschaft das Home-Office für ihre Mitarbeiter ein. Im Interview sprechen Gesellschafter-Geschäftsführerin StB Daniela Strauß (Riesa) und Bilanzbuchhalterin Andrea Riedel (Senftenberg) über ihre Erfahrungen mit der Heimarbeit.

Frau Strauß, woher kam die Motivation, Home-Office einzuführen?

S: Unsere Mitarbeiter haben sich flexiblere Arbeitszeiten gewünscht. Für uns als Geschäftsleitung war der  Hauptgrund, dass wir so auch Mitarbeiter gewinnen konnten, die lange Anfahrtswege zu unserer Kanzlei haben. In der Geschäftsleitung haben wir uns letztendlich dafür entschieden, allen Mitarbeitern Home-Office anzubieten. Es wird tatsächlich auch von allen genutzt.

Frau Riedel, als Mitarbeiterin sehen Sie die Möglichkeit zur Telearbeit vermutlich positiv?

R: Ja, vor allem wenn private Termine mitten am Tag anstehen. Dann kann ich vormittags arbeiten, später  zum Arzt gehen und anschließend weiterarbeiten. Oder wenn das Kind krank ist und zwischendurch schläft, setze ich mich einfach wieder an den Rechner. Manchmal arbeite ich dann abends noch mal in Ruhe. Positiv empfand ich Home-Office auch in der Elternzeit, damals in Teilzeit ca. 15 Stunden die Woche. Es war schön, dass ich so Kontakt zur Kanzlei und zu den Mandanten behielt.

Welche Regelungen für Heimarbeit haben Sie konkret festgelegt?

S: Alle unsere Mitarbeiter dürfen höchstens zwei Tage pro Woche zu Hause arbeiten, auch die Sekretärinnen. Wir haben deshalb ergänzend zum Arbeitsvertrag eine Zusatzvereinbarung mit den Beschäftigten getroffen. Damit die Verfügbarkeit für die Mandanten gewährleistet ist, darf das Home-Office aber nicht an zwei aufeinanderfolgenden Tagen genutzt werden Außerdem gibt es Ausnahmen bei Brückentagen. Wenn beispielsweise Feiertage auf Donnerstag und Montag fallen, ist Freitag und Dienstag kein Home-Office möglich.

Was arbeiten denn Ihre Sekretärinnen von zu Hause aus?

S: Wir nutzen die Software Dictaplus. Deshalb können unsere Sekretärinnen unsere Schreiben auch am Heimarbeitsplatz fertigstellen. Außerdem bearbeiten sie den Posteingang. Dafür muss lediglich jemand in der Kanzlei die Dokumente einscannen. Andere Dinge, wie Bescheidanschreiben, bekommen sie über das elektronische Dokumentenmanagement-System. Nur den Postausgang einschließlich Unterschriftenmappen, das Eintüten und den Versand können die Sekretärinnen nicht von daheim erledigen. Und ist in der Kanzlei wirklich mal Not am Mann, dann kochen auch alle anderen mal Kaffee oder bringen dem Mandanten etwas zu trinken (lacht).

Und dürfen auch Auszubildende das Home-Office nutzen?

S: Für angehende Steuerfachangestellte besteht die Möglichkeit nicht. Mit unseren Studenten an der Berufsakademie haben wir die Vereinbarung getroffen, dass sie während der Theoriephasen ein Mandat weiterhin betreuen müssen. Um lange Anfahrtswege zu vermeiden, haben wir diesen Studenten einen Laptop zur Verfügung gestellt.

Wie unterscheidet sich die Arbeit im Home-Office von der in der Kanzlei?

R: Es gibt zwar eine Regelung, dass in der Kanzlei ankommende Telefonate ins Home-Office weitergeleitet werden, aber es ist trotzdem etwas ruhiger daheim. Denn die meisten Mandanten rufen im Sekretariat an. Dort werden nur die dringenden und wichtigen Gespräche an mich weitergeleitet. Ansonsten gehe ich zu Hause den gleichen Tätigkeiten nach wie in der Kanzlei. Alles, was ich an Papierbelegen benötige, nehme ich am Tag zuvor mit nach Hause. Das bleibt alles verschlossen in meinem Schrank im Arbeitszimmer, sodass niemand außer mir darauf zugreifen kann. Dementsprechend ist auch der PC passwortgeschützt.

S: Wir haben schon sehr lange ein elektronisches Dokumentenmanagement-System im Einsatz. Das nutzen natürlich auch die Lohnmitarbeiter, die in der Regel immer Papierbelege bekommen. Es wird alles im Sekretariat eingescannt und erfasst. Dadurch sind wir unabhängig von unserem Arbeitsort.

Ist es denn kein Nachteil, dass Sie als Chefin nur einen eingeschränkten Zugriff auf Mitarbeiter im Home-Office haben? Mal schnell etwas zwischen Tür und Angel zu besprechen ist schließlich nicht möglich.

S: Doch, das geht schon. Über das Intranet der DATEV schreiben wir Notizen, und das wird rege genutzt. Wenn es gar nicht anders geht, dann wird eben der Hörer in die Hand genommen.

Und welche Lösung haben Sie für die Organisation von Dienstbesprechungen gefunden?

S: Die handhaben wir flexibel. Es gibt zusätzlich einen Skype-Tag pro Monat. Wir schalten darüber die Kanzleien in Senftenberg, Gröditz und Riesa zusammen, um uns auszutauschen und Verbesserungsprozesse anzustoßen.

Wie stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter zu Hause auch wirklich arbeiten?

S: Wir vertrauen unseren Mitarbeitern. Selbst wenn jemand auf dem Sofa fläzen würde, dann würde er seine Arbeit nicht schaffen. Und wenn der Mitarbeiter im Büro ist, kontrolliere ich ja auch nicht ständig, ob er wirklich seine Arbeit erledigt.

R: Als Angestellte arbeiten wir auftragsbezogen und erfassen die Zeiten. Deshalb ist es fast unmöglich, zu Hause während der Arbeitszeit zu faulenzen.

Wie groß ist die Ablenkungsgefahr am Heimarbeitsplatz?

R: Wenn keiner zu Hause ist, ist die Ablenkungsgefahr sehr gering. Aber selbst wenn noch jemand von den Angehörigen da ist, dann wissen sie ja, dass es meine Arbeitszeit ist. Wird mal ein Kind krank, dann lenkt das natürlich mehr ab. Ansonsten muss ich mich zu Hause konzentrieren, genauso wie ich es im Büro mache.

Ist denn jeder Mitarbeiter für Heimarbeit geeignet?

S: Ich denke schon. Es ist nichts anderes als ein Arbeitsplatz im Büro. Man hat seine Aufgaben und seinen festen Mandantenstamm. Telefonate werden vor allem im Lohnbereich sehr häufig weitergleitet, sodass es zumindest für diese Mitarbeiter zu Hause nicht ruhiger ist.

Was sagen denn die Mandanten dazu, wenn der Bearbeiter in der Kanzlei nicht persönlich vor Ort ist? Manche kommen sicher auch mal spontan vorbei.

R: Es ist immer eine Kollegin da, die ggf. Auskunft geben oder in die Akte schauen kann. Und ansonsten kann der Mandant auch anrufen oder wird in der Kanzlei mit dem Bearbeiter verbunden. Alternativ vereinbart man einen Rückruftermin, oder man fragt, ob er nicht am nächsten Tag noch mal vorbeikommen kann. Grundsätzlich sind wir immer erreichbar. Und bei Krankheit oder Urlaub ist der Bearbeiter ja auch nicht in der Kanzlei.

S: In den Sekretariaten in Gröditz, Riesa und Senftenberg haben wir die Mitarbeiterinnen für solche Situationen geschult. Und es ist aus jeder Abteilung, z. B. aus dem Lohn oder dem Jahresabschluss-Bereich, immer ein Vertreter für evtl. Fragen da. Denn es ist so geregelt, dass nicht alle Mitarbeiter aus einem Bereich gleichzeitig Home-Office machen dürfen. Das stimmen sie aber untereinander ab. Da mischen wir uns als Geschäftsführung gar nicht ein. Wenn ich mal zurückdenke: Seitdem wir Home-Office eingeführt haben, gab es nicht eine Mandantenbeschwerde wegen Nichterreichbarkeit eines Bearbeiters.

Wenn Mitarbeiter von zu Hause aus für die Kanzlei tätig sind, fallen auch Kosten an, z. B. für Strom oder Telefon. Welche Regelung haben Sie diesbezüglich vereinbart?

S: Wir stellen den Mitarbeitern einen Laptop zur Verfügung. Dieser kann dauerhaft zu Hause stehen. Der Onlinezugang erfolgt über die DATEV-Smartcard. Der Rest wird von den Beschäftigten gestellt. Es ist ja auch so, dass der Mitarbeiter von zu Hause nicht ständig alle Mandanten anrufen muss, sondern in erster Linie angerufen wird.

Haben Sie Mitarbeitern die Option auf Home-Office schon mal entzogen?

S: Nein, das war noch nicht erforderlich, unser Vertrauen wurde bisher noch nicht missbraucht.

Was würden Sie denn anderen Kanzleiinhabern raten, wenn diese überlegen, Home-Office einzuführen?

S: Das Wichtigste ist, die technischen und organisatorischen Anforderungen zu erfüllen. Das Thema Datenschutz sollte einen besonderen Schwerpunkt einnehmen. In unseren Kanzleien belehren wir alle Mitarbeiter, die Home-Office nutzen, ein Mal pro Jahr über die Verschwiegenheitspflicht. Außerdem haben alle Mitarbeiter eine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnet. Ansonsten ist Home-Office eine gute Möglichkeit, die Mitarbeiterzufriedenheit und damit die Bindung an die Kanzlei zu stärken.  

Herzlichen Dank für das Interview.

Das Interview führte Björn-Henrik Lehmann.