Um Dokumente wirksam über das Steuerberaterpostfach (beSt) an die Finanzgerichte zu übermitteln, sind gewisse Regeln einzuhalten. Das betrifft (Dateiformats-)Standards und technische Eigenschaften.
Verordnung beachten
Durch§ 5 ERVV wird die Bundesregierung zur Festlegung und Bekanntmachung gewisser Standards für die Übermittlung elektronischer Dokumente an die Finanzgerichte ermächtigt. Diese Standards werden im Bundesanzeiger sowie auf demJustizportal des Bundes und der Länder verkündet und beinhalten insbesondere aktuelle Vorgaben für Dateiformate, inklusive Begrenzungen hinsichtlich der Anzahl und des Volumens elektronischer Dokumente in einer Nachricht.In der neuesten Bekanntmachung vom 10.02.2022 sind die aktuellen Vorgaben für Dateiformate wie folgt definiert:
1. Versionen der Dateiformate PDF und TIFF gemäß § 5 Absatz 1 Nummer 1 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung sind bis mindestens 31. Dezember 2022
a) PDF einschließlich PDF 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/UA:
Der Dokumenteninhalt soll orts- und systemunabhängig darstellbar sein. Ein Rendering für spezifische Ausgabegeräte soll vermieden werden. Die Datei soll kein eingebundenes Objekt enthalten, da für die Darstellung der Inhalte kein externes Anwendungsprogramm oder eine weitere Instanz des PDF-Darstellungsprogramms verwendet wird. Zulässig ist das Einbinden von Inline-Signaturen und Transfervermerken. Die Datei soll keine Aufrufe von ausführbaren Anweisungsfolgen, wie z. B. Scripts, beinhalten, insbesondere soll weder innerhalb von Feldern in Formularen noch an anderer Stelle JavaScript eingebunden sein, da diese Aufrufe nicht ausgeführt werden. Zulässig sind Formularfelder ohne JavaScript. Zulässig sind Hyperlinks, auch wenn sie auf externe Ziele verweisen.
b) TIFF Version 6.
Ferner sind für die Anwender des beSt die Vorgaben hinsichtlich der technischen Eigenschaften der Dokumente von Bedeutung:
6. Technische Eigenschaften der Dokumente gemäß § 5 Absatz 1 Nummer 6 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung sind bis mindestens 31. Dezember 2022:
a) Druckbarkeit,
b) maximale Länge von Dateinamen einschließlich der Dateiendungen: 90 Zeichen und
c) Dateinamen bestehen ausschließlich aus:
aa) Buchstaben des deutschen Alphabetes einschließlich der Umlaute ä, ö, ü und ß,
bb) Ziffern und
cc) den Zeichen Unterstrich und Minus,
dd) Punkten, wenn sie den Dateinamen von Dateiendungen trennen, und
ee) einer logischen Nummerierung, wenn mehrere Dateien übermittelt werden.
Hinsichtlich der Begrenzungen der Anzahl und des Volumens elektronischer Dokumente in einer Nachricht gilt:
3. Gemäß § 5 Absatz 1 Nummer 3 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung werden ab dem 1. Januar 2023 bis mindestens 31. Dezember 2023 werden die Anzahl und das Volumen wie folgt begrenzt:
a) auf höchstens 1 000 Dateien und
b) auf höchstens 200 Megabyte.
Zusammenfassend ist dringend zu empfehlen, die Dateiformate PDF einschließlich PDF 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/UA sowie TIFF Version 6 zu verwenden und darüber hinaus diein der neuesten Bekanntmachung vom 10.02.2022 normierten Vorgaben zu wahren.
