Die Wirtschaftsidentifikationsnummer (W-IdNr) ist ein weiterer Schritt zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens: eine zentrale Kennnummer für wirtschaftlich Tätige. Der gestaffelte Mitteilungsversand beginnt voraussichtlich im September 2025 über das ELSTER-Postfach der bevollmächtigten Steuerberater. Rund 320.000 Mitteilungen pro Woche sind geplant. Eine geordnete Bearbeitung in der Kanzlei trägt dazu bei, Informationsflüsse zu kanalisieren, steuerlich relevante Inhalte sicher zu erfassen und unnötige Rückfragen zu vermeiden.
Auf der Themenseite zur Vollmachtsdatenbank (VDB) der BStBK werden Impulse zur effizienten Verarbeitung der Mitteilungsschreiben zur (W-IdNr) sowie beSt-Nachrichten gegeben. Diese Impulse können genutzt werden, um digitale Prozesse in der Kanzlei weiterzuentwickeln.
Digitalisierung strategisch angehen
Jede Kanzlei ist individuell anders aufgestellt. Entscheidend ist, dass digitale Prozesse bewusst eingeführt, dokumentiert und regelmäßig reflektiert werden. Die Nutzung von digitalen Postfächern kann als wiederkehrender Anlass dienen, bestehende Abläufe zu hinterfragen und gezielt weiterzuentwickeln.
Ein weiterer strategischer Baustein ist die Nutzung der DIVA Stufe II innerhalb der VDB. Sie eröffnet Kanzleien zusätzliche Möglichkeiten zur vollständigen digitalen Bescheidverarbeitung – verbunden mit klaren Zuständigkeiten, automatisierbaren Abläufen und geringeren manuellen Aufwänden.
Mögliche nächste Schritte zur Etablierung digitaler Prozesse:
- Definieren Sie interne Standards für die Verarbeitung von ELSTER- oder beSt-Nachrichten – schriftlich, nachvollziehbar und teamweit kommuniziert.
- Nutzen Sie vorhandene Kanzleihandbücher oder QM-Systeme, um digitale Abläufe zu dokumentieren.
- Schulen Sie Mitarbeitende regelmäßig im Umgang mit digitalen Tools und Kommunikationswegen.
- Tauschen Sie sich mit Kolleginnen und Kollegen zu praxiserprobten Lösungen aus, z. B. im Rahmen von Netzwerken oder Fortbildungen.
- Ermutigen Sie Ihr Team, Digitalisierungsbedarfe offen anzusprechen – echte Prozessverbesserung lebt vom Mitdenken.
Weitere Informationen zur Vergabe der W-IDNr und zur Vollmachtsdatenbank finden Sie auf unserer Themenseite unter: https://www.bstbk.de/de/themen/vollmachtsdatenbank.