Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) stellt einen neuen FAQ-Katalog zur allgemeinen digitalen Aufbewahrung bereit. Der Berufsstand soll damit bei der rechtssicheren und praktikablen Umsetzung von Aufbewahrungspflichten in digitalen Prozessen unterstützt werden – insbesondere im Schnittfeld von Handelsrecht, Steuerrecht (GoBD) und ausgewählten Datenschutzfragen.
Der Umstieg auf digitale Abläufe wirft immer wieder Fragen auf: Welche Unterlagen sind aufbewahrungspflichtig und wie lange? Reicht die digitale Ablage als Scan (PDF) aus – auch bei unterschriebenen Originalen? Müssen E-Mails archiviert werden? Wie lassen sich steuerrelevante Daten in heterogenen Systemlandschaften identifizieren und vollständig vorhalten? Und welche Anforderungen gelten bei Konvertierung, Verdichtung, Systemwechseln oder beim Umgang mit Kassendaten?
Der FAQ-Katalog greift diese Themen entlang praxisnahe Fragestellungen auf und behandelt u.a.:
- Handelsrechtliche Aufbewahrung inklusive Fragen zur digitalen Aufbewahrung von Jahresabschlüssen, Formaten, Signaturen und zeitlichen Abläufen
- Steuerrechtliche Anforderungen (GoBD): Identifikation steuerrelevanter Daten, E-Mail-Archivierung, Vorsysteme/Stammdaten, Ordnungssysteme, Unveränderbarkeit
- Dateiformate & Reproduzierbarkeit, Vermeidung von Doppelerfassung, Anforderungen an bildliche Erfassung
- Zugriffsarten im Prüfungsfall, Archivphase/Nachbetriebsphase, risikomindernde Maßnahmen
- Systemmigration und GoBD-konforme Überführung von Archivdaten
- Auslagerung (auch Ausland) inklusive elektronischer Rechnungen und besondere Fragestellungen zu Signaturen
- Entgeltunterlagen nach BVV sowie ausgewählte DSGVO-Themen (Löschfristen, Schwärzen, Auslagerung auf Dritte