Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergibt seit Ende 2024 Wirtschaftsidentifikationsnummern (W-IdNr). Diese W-IdNr wird einmalig an wirtschaftlich Tätige vergeben, um sie im Besteuerungsverfahren eindeutig zu identifizieren. Sie bleibt auch bei einem Umzug des Betriebssitzes innerhalb Deutschlands unverändert. Die Information über die vergebene W-IdNr erfolgt ausschließlich elektronisch. Für Unternehmen, die einen Steuerberater bevollmächtigt haben, wird die Information zur W-IdNr direkt an diesen übermittelt.
Der Massenversand zur W-IdNr startet voraussichtlich ab September 2025 in Tranchen von rund 320.000 Schreiben pro Woche über das ELSTER-Postfach des bevollmächtigten Steuerberaters. Die Anzahl der Schreiben je Menge der betroffenen Mandanten kann für bevollmächtigte Steuerberater sehr unterschiedlich ausfallen. Das heißt, es können viele Schreiben auf einmal oder auch nur wenige eingehen.
Was bedeutet das für die Praxis?
Auch wenn die Nutzung des ELSTER-Postfachs etabliert ist, bedeutet die neue Zustellpraxis eine Herausforderung: Die zu erwartende Anzahl an Schreiben erfordert eine systematische Bearbeitung, Zuordnung und Weitergabe an die Mandanten. Eine strukturierte Sichtung, Weiterverarbeitung und Archivierung der Schreiben in der eigenen Kanzlei hilft, unnötige Nachfragen zu vermeiden und den Überblick über steuerlich relevante Informationen zu behalten.
Was wird empfohlen?
• Prüfen Sie, wer in der Kanzlei regelmäßig das ELSTER-Postfach kontrolliert und die Schreiben verarbeitet.
• Legen Sie intern fest, wie die W-IdNr beim Mandanten erfasst und dokumentiert werden soll (z. B. in der Stammdatenverwaltung oder im DMS).
• Überlegen Sie, ob und wie Sie Ihre Mandanten über die Vergabe informieren wollen – per E-Mail oder über ein Online-Portal. Das Erstellen eines Textbausteins kann bei einer Vielzahl zu informierenden Mandanten ebenfalls hilfreich sein.
Praxis-Tipp
Wer sich für die kostenpflichtige Nutzung der Vollmachtsdatenbank der Bundesteuerberaterkammer (BStBK) inklusive DIVA Stufe II entscheidet oder dies bereits nutzt, profitiert zusätzlich von der digitalen Bekanntgabe weiterer Verwaltungsakte – z. B. von Bescheiden – über das ELSTER-Postfach. So lassen sich digitale Prozesse in der Kanzlei rund um die Mandantenkommunikation weiter bündeln.